Datos compartidos en la nube · sincronizados entre dispositivos
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Guía de Procesos
Pasos generales y por aseguradora para cada tipo de trámite.
▸ Pasos generales
Pasos por aseguradora
Buscador: clientes con FA autorizada
⚙ Configuraciones
Control de Operaciones — gestión de listas, catálogos y estado del sistema. Protegido con la llave maestra.
🧑💼 Personas de Arribas
🗂 Tipos de Trámite
Los tipos disponibles al elegir "Tipo de trámite" en Nuevo Trámite. Renombrar uno no cambia los trámites ya creados con el nombre anterior.
💾 Almacenamiento
Cuánto espacio ocupan hoy los datos guardados por el sistema (pólizas, trámites, directorio, etc.) frente al límite del plan gratuito de Firestore. Es una foto del momento — pide "Calcular ahora" para actualizarla.
⏱ SLA por Aseguradora
Días de plazo antes de que un trámite se marque "fuera de SLA" en Seguimiento — uno general por aseguradora, con excepciones opcionales por tipo de trámite. Los cambios se guardan solos, sin botón "Guardar" aparte.
¿Falta algo acá? Dile a Claude qué otra configuración quieres poder controlar desde esta pantalla (usuarios, permisos, otros catálogos, etc.) y se agrega.
📄 Formatos de Llenado
Llena el formato de la aseguradora, guarda el registro y descarga el Excel. Banco/cuenta quedan guardados para autocompletar la próxima vez.
🧾 Factura Adelantada (Mapfre)
Llena hasta 10 recibos/avisos con el formato oficial de Mapfre y descarga el Excel listo para subir a Enlace (Ruta rápida → Emisión de facturas adelantadas clientes).
📄 Formato de Devolución (Pacífico / Mapfre)
🗂 Formatos guardados
Total: 0
Fecha
Tipo
Aseguradora
RUC/Doc.
Cliente
Monto
Estado
Aún no hay formatos guardados.
📇 Directorio General
Toda la data que se llena regularmente de clientes y aseguradoras, en un solo lugar: datos bancarios de clientes, cuentas corrientes de aseguradoras y los correos de cada aseguradora.
✉ Correos de Aseguradoras
Elige la aseguradora y el tipo de trámite para ver y editar sus correos.
📇 Datos bancarios de clientes
Total: 0
Aún no hay clientes con datos bancarios registrados.
🔔 Confirmaciones de datos bancarios
Avisos cuando un cliente confirma, entrega o actualiza sus datos bancarios desde el link de confirmar-cuenta.html — con o sin trámite asociado.
Total: 0 · Sin leer: 0
Todavía no hay avisos de clientes que hayan llenado sus datos bancarios.
🏦 Cuentas Corrientes de Aseguradoras
Cuentas a las que el cliente debe depositar/transferir según la aseguradora (y el ramo, si aplica) para luego poder aplicar su pago.
Agregar / editar cuenta
Total: 0
Aún no hay cuentas corrientes registradas.
⭐ Clientes Especiales
Lista informativa: quién necesita Factura Adelantada, Certificado de Retención y/o PO / Orden de Compra. Certificado de Retención: lo necesitan para poder aplicar sus pagos — al crear un trámite de "Aplicación de pagos" para uno de ellos, el sistema pide confirmar que se tiene el certificado antes de generar. Los detalles operativos de Factura Adelantada (qué ramos, cuándo enviarla, su estado mes a mes) están más abajo, en 📅 Programación de Facturas Adelantadas.
Cliente
RUC
Factura Adelantada
Certificado de Retención
PO / Orden de Compra
Envío de Factura XML
Notas
Aún no hay clientes especiales registrados.
+ Agregar cliente especial
📞 Contacto Ejecutivos
Ejecutivos que dan soporte directo en cada aseguradora (Riesgos Generales, Riesgos Humanos/Vida-Salud, u otra área puntual), con su teléfono y correo — para ubicarlos rápido cuando hay que resolver algo puntual con la aseguradora.
Aseguradora
Área / Ramo de soporte
Nombre
Cargo
Teléfono
Correo
Notas
Aún no hay ejecutivos de aseguradoras registrados.
+ Agregar ejecutivo
📧 Correos de Clientes
Correos fijos, por cliente, a los que se les pide el envío de facturas o actualizaciones (ej. el correo de la plataforma de EPS del cliente, o el de su área de Facturación) — un mismo cliente puede tener más de uno.
Cliente
RUC
Correos
Actualizado
Aún no hay correos de clientes registrados.
+ Agregar correo
🏢 Grupos Empresariales
Empresas que pertenecen a un mismo grupo económico — para saber rápido, cuando piden un estado de cuenta u otro trámite de una empresa, qué otras empresas del mismo grupo hay que tener presentes.
Aún no hay grupos empresariales registrados — créalos a mano abajo.
+ Crear grupo a mano
Nuevo Trámite
Genera el código interno de seguimiento y el correo de confirmación para el cliente.
✅ Solicitud generada — N°
Quedó pendiente de que Operaciones la revise y confirme. Copia el cuadro de abajo y pégalo en tu correo mientras tanto.
Póliza 1
💡 Si no encuentras la póliza, es posible que aún no haya sido cargada al sistema o no esté vigente — puedes escribirla manualmente.
⚠ SCTR Salud se emite en automático por la aseguradora — verifica que no se haya emitido ya antes de generar este trámite. Factura Adelantada normalmente solo debe pedirse para SCTR Pensión.
S/ 0.00
Código interno:
📄 Formato(s) generado(s) para la aseguradora
🇬🇧 English version
✉ Correo para solicitar la devolución a la aseguradora
Asunto:
📋 Formato para aplicar el pago vía la plataforma de Pacífico (por si el correo no aplica o la plataforma sí lo permite)
Busca un cliente para ver en qué aseguradoras tiene pólizas.
Cliente
Aseguradoras donde tiene pólizas
Marca a cuáles enviar la actualización y coloca (una sola vez) el correo de esa aseguradora para este trámite — el sistema lo recuerda para la próxima vez.
¿A qué aseguradoras les pides el Estado de Cuenta (cartera) esta vez?
Marca solo las que no permiten descargarlo directo (las que sí, no hace falta pedirlo por correo). El destino de cada correo es el que esté guardado en Directorio General → ✉ Correos de Aseguradoras, columna "Cartera (EECC)".
Busca un cliente para ver en qué aseguradoras tiene pólizas.
Cliente
Aseguradoras donde tiene pólizas
Marca a cuáles pedirles el Estado de Cuenta de este cliente. El destino de cada correo es el guardado en Directorio General → ✉ Correos de Aseguradoras, columna "Estado de Cuenta por Cliente".
Código interno:
✉ Correo para la aseguradora
Asunto:
Seguimiento de Trámites
Todos los casos registrados, con antigüedad y estado.
¿Qué quieres ver en Seguimiento?
Total: 0 · En trámite: 0 · Observados: 0 · Resueltos: 0 · Pendientes de validar: 0
En trámite
En trámite 7+ días
Resuelto
Observado
No procede
· La columna "Días" usa el SLA de cada aseguradora (⚙ SLA para editarlo)
Código
Razón Social
Póliza
Liq.
Aseguradora
Monto
Estado
Revisado
Días
Aún no hay casos registrados.
🔥 Pendientes urgentes de hoy
Todo lo que necesita atención inmediata, junto en un solo lugar: trámites fuera de SLA y solicitudes de ejecutivo sin validar hace varios días.
Código
Cliente
Tipo
Motivo de urgencia
🎉 No hay nada urgente pendiente en este momento.
🔔 Recordatorios
Trámites que marcaste para que te avise en una fecha puntual (ej. "Rímac dijo que lo intente mañana"). Se programan desde el detalle de cada trámite.
Código
Cliente
Tipo
Fecha
Estado
Motivo
No tienes recordatorios programados.
📧 Sugerencias de correo
Novedades detectadas en tu correo sobre trámites que ya existen (una respuesta de la aseguradora, una confirmación de que ya se resolvió, etc.). Revisa cada una y decide: Aplicar la actualiza el trámite real; Descartar la quita sin tocar nada.
No hay sugerencias de correo pendientes de revisar.
Importar una sugerencia (formato JSON)
Pega aquí el bloque que te dé Claude tras revisar tu correo, y dale "Importar". Nada se guarda hasta que le des clic.
📧 Correos del día
Adjunta el archivo que te dé Claude cuando le digas "mailtoday" — revisa tu Outlook de hoy y te deja todo categorizado. Nada se guarda en ningún trámite hasta que tú elijas vincular o prerregistrar cada correo.
Ningún archivo cargado aún.
No hay correos que coincidan con lo que buscas.
✅ Tareas pendientes
Correos (u otros pendientes) que quedan para resolver más adelante — con su descripción, el link al correo, y si ya se resolvió o no. Adjunta el archivo que te dé Claude al analizar tu carpeta de Outlook "TAREAS PENDIENTES".
Ningún archivo cargado aún.
No hay tareas pendientes que coincidan con lo que buscas.
👥 Clientes
Todos los clientes con al menos un trámite en el sistema. Haz clic en uno para ver todos sus trámites en Seguimiento.
No hay clientes que coincidan con lo que buscas.
Estadísticas
Resumen general y exportación completa.
Ningún archivo cargado aún.
Se sube una sola vez aquí: este mismo archivo actualiza a la vez Nuevo Trámite, Estado de Cuenta, Buscador de Clientes y las búsquedas de cliente en todo el sistema.
Ningún archivo cargado aún.
Un solo archivo .json que Claude te entrega junto con el sistema — alimenta "📬 Correos del día" y "✅ Tareas pendientes" a la vez, en Seguimiento.
Ningún archivo cargado aún.
JSON que Claude genera revisando los correos ENVIADOS de Herman (facturas/notas de crédito) — crea un trámite real por día con todos los envíos de esa fecha. Se puede volver a adjuntar sin miedo a duplicar: solo agrega lo que todavía no estaba.
📈 Métricas de avance (semana a semana)
Cómo va la atención de trámites semana a semana: si entran más o menos casos, si se resuelve más o menos, y si hay más o menos observados que la semana pasada.
Semana
Ingresados
Resueltos
Observados
📆 Métricas de avance (mes a mes)
Cómo nos fue el mes pasado comparado con este: ingresados, resueltos, observados y tiempo de resolución.
Mes
Ingresados
Resueltos
Observados
Días prom. resolución
Por aseguradora
Aseguradora
Casos
En trámite
Por tipo de trámite
Tipo
Casos
En trámite
📧 Envíos de factura por semana (conteo individual)
Cada envío de factura o nota de crédito cuenta por separado (no por día agrupado), para saber cuántas solicitudes de factura hay en realidad cada semana.
Semana
Envíos (facturas/NC)
📜 Registro de Actividad
Control diario de los movimientos importantes: trámites ingresados, resueltos, observados y eliminados. Se carga automáticamente, no hay que hacer nada manual.
Fecha y hora
Quién
Detalle
Aún no hay movimientos registrados.
Factura Anticipada Mensual
Sube el Excel de Deuda que envía Cobranza a los clientes y obtén, antes de que salgan los correos masivos, la lista de clientes con Factura Adelantada y toda su deuda pendiente.
Avance de Facturas Anticipadas (con los filtros actuales)
📒 Estado de Clientes
Consulta de pendientes y vencidos de TODOS los clientes, a partir del Excel de Deuda de Cobranza — el estado se actualiza solo con lo ya resuelto en Seguimiento. Nombre provisional, se puede cambiar cuando quieras.
Sube el Excel de Deuda desde "Factura Anticipada Mensual" (dentro de Nuevo Trámite) — esta pantalla lee el mismo archivo, no hace falta subirlo de nuevo.
Buscador de Clientes
Busca por nombre, RUC, N° de póliza o producto/ramo y encuentra en qué aseguradora(s) está cada póliza — sin tener que abrir el Excel.
Escribe el nombre del cliente, su RUC, un N° de póliza o un producto/ramo — o usa los filtros de aseguradora/ramo solos.
Cliente
RUC
Aseguradora
Producto / Ramo
N° Póliza
Vigencia
Fecha Inclusión
Placa
Valor Prima
Importe
F. Venc. Cuota
Unidad de Negocio
Estado
Fuente
XML de Facturas
Enlaces directos a las plataformas de cada aseguradora donde se llenan los datos de la factura para obtener el XML. Puede haber más de una plataforma por aseguradora, según el producto.
Aún no hay enlaces cargados para esta búsqueda.
+ Agregar plataforma/enlace
🗑 Papelera
Trámites eliminados y versiones anteriores de trámites editados. Se guardan aquí hasta 1 mes por si hubo un error, y después se desechan solas.
Código
Tipo
Cliente
Eliminado por
Motivo
Fecha
Se desecha en
La papelera está vacía.
Solicitud de Ejecutivo
Para reportar aquí los datos de un seguro que estás gestionando (renovación, emisión nueva, baja, etc.) en vez de armar el cuadro a mano en tu correo. Al generar, te da un N° de solicitud — el mismo número que va a quedar en tu correo, en el registro y en el seguimiento del trámite. Solo Operaciones puede editar o confirmar trámites; tu solicitud queda pendiente de que ellos la validen.
Selecciona tu nombre arriba para ver tus solicitudes.
Nueva solicitud
Si lo llenas, el correo que se genera dirá "conforme a {lo que escribas}" — si lo dejas vacío, usa una frase genérica.
Ramos / productos de esta solicitud
Empieza escribiendo el N° de póliza — si está en el sistema, se completa solo el Cliente, RUC, Aseguradora y Ramo. Si no la encuentra, sigue llenando todo a mano sin problema.
Datos del cliente
✔ Solicitud guardada — N°
Todas las solicitudes (orden cronológico)
Todas las solicitudes generadas por cualquier ejecutivo, sin importar quién tengas seleccionado arriba.
N°
Fecha
Ejecutivo
Tipo
Cliente
Estado
Todavía no se ha generado ninguna solicitud.
Métricas por ejecutivo
Ejecutivo
Generadas
Validadas tal cual
Corregidas (devueltas)
Pendientes ahora
Ingresa la clave:
Esta clave le corresponde al área de Operaciones — pídesela a Operaciones si no la tienes.
+ Agregar tarea pendiente
Descripción de Claude (se actualiza sola con cada archivo nuevo, no se edita acá):
↷ Convertir en Aplicación de pagos
El cliente ya pagó — elige qué liquidaciones de esta Factura Adelantada quieres convertir en un trámite nuevo de Aplicación de pagos (por si no pagó todas).
¿Quién eres?
Se recuerda en este dispositivo/navegador, para diferenciar quién hizo cada trámite o cambio en el Registro de Actividad. Puedes cambiarlo cuando quieras haciendo clic en tu nombre, arriba del menú.
¿Quién eres?
Toca tu nombre. Se recuerda en este dispositivo/navegador — de ahí en adelante, la única forma de cambiarlo es entrando a Configuraciones.
⚙ SLA por aseguradora
Días hábiles estimados de respuesta. Cada aseguradora tiene un SLA general, y puedes darle un SLA distinto a un tipo de trámite en particular si ese caso tarda distinto (ej. "Reporte de siniestro" con Rímac). Los cambios se guardan solos, al toque.
📇 Registrar datos bancarios del cliente
Se guardan en el Directorio de clientes (Formatos → Datos bancarios de clientes) — quedan disponibles para autocompletar el formato de Devolución de este cliente, ahora y en cualquier trámite futuro.
🏦 Datos bancarios para la devolución
📝 Edición sin guardar
✉ Correo para el cliente
Código del trámite (para buscar el correo a responder):
📨 Factura adelantada anticipada — no hay un correo del cliente que buscar; este correo se envía directo (correo libre) al contacto ya registrado.
⚠️ Este cliente trabaja con Factura Adelantada (ver Clientes Especiales) — solo para tu referencia, no aparece en el correo.
📧 Destinatarios de este correo (contacto principal: )
🇬🇧 English version
✉ Correo para la aseguradora
Asunto:
📋 Formato para pegar en la plataforma de Pacífico (uno por póliza)